Bir e-posta göndermenin ilk şartı bir e-posta programına sahip olmaktır. Piyasada bu amaçla kullanılabilecek bir çok kaliteli program vardır. Ama eğer Microsoft İnternet Explorer ve Netscape Communicator gibi Web tarayıcı program paketleri kullanıyorsanız, bunların kendi içinde bulunan e-posta programlarını kullanabilirsiniz.

    Aşağıdaki örnek Microsoft İnternet Explorer 5 kullanılarak açıklanmıştır. Ancak diğer programlar için işlemler yaklaşık olarak aynıdır.

Microsoft İnternet Explorer'ın araç çubuğunda bulunan mail sembolüne tıklayınız. Aşağıya doğru bir menü açılacaktır. Burada yeni bir e-posta yazabilmeniz için New Message seçeneğini seçiniz. Yeni bir pencere açılacak ve mesajınızı yazabileceksiniz.

Şimdi yukarıdaki pencerede yazanların ne anlama geldiğini incelemeye çalışalım.

From: Bu e-postayı gönderen kişinin kim olduğunu bildirir. Normalde hazır olarak gelmesi gerekir.

To: Mesajdaki en önemli hanelerden birisidir. E-posta'yı göndereceğimiz kişilerin e-posta adresleri yer alır. Gönderilecek kişi sayısı 1'den fazlaysa adresler aralara virgül konarak (bazı sistemlerde bir boşluk bırakılarak) yazılır.

Cc: e-postanın kopyasını başka bir kişiye ya da kişilere (genellikle, e-posta içeriği ile 2. dereceden ilgili kişiler olabilir) göndereceksek, onların adresleri yazılır. (Cc : Carbon Copy)

Bcc: Cc ile aynı. Yalnız, maili alan kişiler To: ve Cc: alanlarındaki bilgileri görebilmelerine karşın, Bcc: alanındaki bilgileri göremezler (Bcc: Blind Carbon Copy).

Subject: e-posta içeriğine uygun çok kısa bir tanım yazılır. (Acil, toplantı duyurusu, Çok hastayım, Beni hemen ara vb gibi)

    Bütün bu bölümleri olması gerektiği gibi doldurduktan sonra en alttaki en büyük alana mesajın asıl içeriği yazılır.

    Artık mesaj bitti. Şimdi sıra mesajı İnternet'in derinliklerine doğru yollamaya geldi. Araç çubuğunun üzerindeki Send düğmesine tıklayınız ve mesajınızı gönderiniz.